Dwa sposoby prowadzenia księgowości w organizacjach
Istnieją dwie podstawowe formy prowadzenia ksiąg handlowych w organizacjach pozarządowych. Pierwsza forma to tzw. pełna księgowość1 . Drugi sposób to prowadzenie tzw. uproszczonej księgowości2.
Dla niektórych organizacji wybór pomiędzy dwoma sposobami prowadzenia ksiąg będzie dowolny. Nie zawsze jednak wybór taki będzie możliwy. Przepisy ograniczają bowiem sytuacje, w których organizacja ma prawo wyboru uproszczonej księgowości. Są one opisane w art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Z możliwości stosowania tej formy wykluczone zostały m.in. organizacje pożytku publicznego oraz organizacje prowadzące działalność gospodarczą. Dodatkowo regulacja ta wskazuje również przesłanki, jakie należy spełnić, aby można było prowadzić ewidencje w formie uproszczonej.
Księgowość pełna
Pierwszy ze sposobów jest zdecydowanie bardziej skomplikowany, wymaga większej wiedzy na temat prowadzenia księgowości, a bardzo często wymaga po prostu zatrudnienia fachowej kadry, która będzie zajmowała się prowadzeniem ksiąg. Pierwsze z przedstawionych rozwiązań ma również zalety - zaletą jest to, że księgi przedstawiają więcej danych dla osób zarządzających, pozwalają na wyciąganie wniosków dotyczących sposobu zarządzania organizacją, dają szczegółowe informacje na temat rozrachunków z kontrahentami. Jednym słowem pełne księgi umożliwiają większą kontrolę nad działalnością organizacji, o ile oczywiście osoby zarządzające organizacją będą posiadały umiejętności do „odczytania” tych informacji z treści dokumentów księgowych.
Ponieważ ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie wymienia trzy możliwe typy prowadzonej przez organizację działalności (nieodpłatna, odpłatna i gospodarcza), to również księgi handlowe tą specyfikę powinny uwzględniać. W chwili obecnej konieczność takiego sposobu grupowania operacji gospodarczych w organizacji pozarządowej wynika również z treści załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości (do pobrania poniżej). Załącznik ten wprowadza szczególny wzór sprawozdania finansowego dla organizacji pozarządowych. W treści tego wzoru (chodzi tu szczególnie o rachunek zysków i strat) znajduje się właśnie podział na przychody i koszty związane z prowadzeniem działalności statutowej nieodpłatnej, odpłatnej i działalności gospodarczej.
Księgowość uproszczona
Drugi ze sposobów prowadzenia ksiąg jest zdecydowanie łatwiejszy. Prostota jest w tym wypadku zaletą wyboru takiego rozwiązania. Rozwiązanie to ma jednak również i wady – tego rodzaju ewidencja nie daje zarządowi organizacji tak wielu informacji, jak w przypadku prowadzenia pełnych ksiąg. Nie wynikają z niej informacje dotyczące obrotu gotówką ani rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami. Ten sposób prowadzenia ewidencji nie daje również możliwości tak czytelnego, jak w przypadku pełnych ksiąg, podziału dokumentów księgowych na realizowane projekty.
Prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów jest możliwe, w przypadku gdy:
1) organizacje pozarządowe działają w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
2) organizacje nie prowadzą działalności gospodarczej,
3) organizacje nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego,
4) organizacje osiągają przychody wyłącznie z:
a. działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej,
b. działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług,
c. tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych,
d. tytułu odsetek od środków pieniężnych, lokat oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania.
5) organizacje w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody wyłącznie z tytułu prowadzenia działalności w sferze pożytku publicznego, w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł. Wymogu dotyczącego wielkości przychodów nie stosuje się w roku, w którym jednostka rozpoczęła działalność. Jednostka rozpoczynająca działalność zawsze może prowadzić uproszczoną księgowość.
6) decyzję w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów organ zatwierdzający w rozumieniu przepisów o rachunkowości – w organizacjach jest to walne zebranie.
7) organizacja zawiadomi o wyborze prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Zawiadomienie to powinno mieć miejsce w terminie do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczyna prowadzenie ewidencji, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Raz złożone zawiadomienie dotyczy także lat następnych, co oznacza, że organizacja nie musi zawiadomienia tego składać co roku.
Sposób prowadzenia uproszczonej księgowości
Szczegółowy sposób prowadzenia uproszczonej księgowości dla organizacji pozarządowych określony został w treści rozporządzenia do ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie3. Zgodnie z treścią tego rozporządzenia uproszczona ewidencja obejmuje prowadzenie:
1) zestawienia przychodów i kosztów, określone w treści załącznika nr 1 do rozporządzenia;
2) zestawienia przepływów finansowych, określone w treści załącznika nr 2 do rozporządzenia;
3) kart przychodów pracownika;
4) wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z prowadzoną działalnością.
Przykładowymi wzorami powyższych dokumentów dzieli się poradnik prowadzony przez portal ngo.pl – zachęcamy do skorzystania.
Rozporządzenie określa również szczegółowo wymogi dotyczące dokumentów, jakie mogą być podstawą do dokonywania wpisów w wymienionych wyżej księgach.
Rezygnacja z prowadzenia uproszczonej księgowości
Jeżeli jednostka prowadzi uproszczoną księgowość to może zrezygnować z takiego sposobu prowadzenia księgowości, a w niektórych sytuacjach ma obowiązek, a nie tylko uprawnienie, do rezygnacji z takiego sposobu rozliczania się. Obowiązek przejścia z uproszczonej księgowości na prowadzenie pełnych ksiąg powstaje w sytuacji, w których organizacja przestaje spełniać wymienione powyżej przesłanki, do korzystania z uproszczonej formy rozliczenia. Z jeżeli organizacja podejmie decyzję o tym, że chce prowadzić pełne księgi handlowe to zawsze będzie posiadała taką kompetencję. O przejściu na rozliczenie w formie pełnych ksiąg handlowych organizacja zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym, w terminie 14 dni od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego, w którym prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Zawiadomienie to dotyczy zarówno wyboru pełnych ksiąg, w związku z dobrowolną rezygnacją z prowadzenia uproszczonych ewidencji, jak i obowiązku prowadzenia pełnych ksiąg w związku z niespełnieniem warunków opisanych powyżej. Przykładowy wzór uchwały w tej sprawie do pobrania poniżej.
Podsumowanie
Szczegółowe opracowanie dotyczące form prowadzenia księgowości w organizacjach pozarządowych przygotowane przez doradcę COP – dr Agatę Błaszczyk prezentujemy w załączeniu (do pobrania poniżej). Jeśli rozważacie Państwo zmianę sposobu prowadzenia księgowości w swoich organizacjach zapraszamy na indywidualne konsultacje do Centrum Organizacji Pozarządowych w Elblągu. Dla organizacji z terenu Elbląga doradztwo jest nieodpłatne. Umawiać można się telefonicznie lub mailowo. Dane znajdą Państwo w zakładce Kontakt lub w stopce na dole strony. Zapraszamy!
1 Księgi prowadzone w oparciu o ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2342.
2 Uproszczona księgowość prowadzona jest w oparciu o przepisy ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1817 z późn. zm.
3 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2015 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. (Dz. U. poz. 2178 z późn. zm.).
